AV-techniek voor congressen in Utrecht

Wat wij regelen

Volledige technische productie

Geluid

Volwaardig geluidssysteem voor grote zalen, draadloze microfoons voor sprekers en paneldiscussies, helder verstaanbaar voor iedereen.

Beeld en video

Projectie, LED-schermen en terugkijkschermen, live wisselen tussen camerabeeld en slides, opname van de sessies.

Livestream

Internationaal bereik via Teams, YouTube of een eigen platform, inclusief camera en geluid.

Licht

Wij verzorgen ook podiumverlichting en sfeerverlichting.

Voor welke congressen

Van medisch symposium tot branchecongres

Wij verzorgen de techniek voor uiteenlopende congressen en conferenties:

Medische congressen en symposia
Wetenschappelijke conferenties
Branchecongressen
Onderwijscongressen
Vakconferenties
Internationale congressen
Hybride congressen met livestream

Wat u nodig heeft

De juiste technische productie voor uw congres

Van eendaags vak-event tot meerdaags internationaal congres: de congrestechniek schaalt mee met de omvang. Een leidraad per situatie.

Eendaagse vakconferentie (tot 200 deelnemers)

Een eendaagse conferentie draait om efficiëntie: één zaal, vaste agenda, geen tussenopbouwmomenten. Eén ervaren technicus kan geluid en beeld tegelijk bedienen. Video-opname is optioneel, maar prettig als u sessies achteraf wilt delen met deelnemers die niet konden. Concreet:

Geluidssysteem met 4 tot 6 draadloze microfoons
Projectie met terugkijkscherm voor sprekers
Optionele video-opname van de sessies
Eén technicus op locatie is meestal voldoende

Meerdaags congres (200-500 deelnemers)

Bij meerdaagse congressen loopt de complexiteit op. Meer sprekers betekent meer microfoonwissels, meer content betekent live wisselen tussen camerabeeld, slides en andere bronnen. Eén technicus redt dit niet, u heeft een team nodig dat rollen verdeelt. De opbouw gaat altijd de dag vóór de show, zodat u op showdag niet afhankelijk bent van snel werken. Concreet:

Line array (gestapelde luidsprekers) met delay-speakers voor gelijkmatig geluid door de hele zaal
LED-schermen of grote projectie plus terugkijkscherm voor de spreker
Live wisselen tussen camerabeeld van spreker, slides en panelcamera
2 tot 3 technici plus opbouwdag vóór de eerste showdag

Internationaal congres met livestream

Een internationale livestream maakt uw congres breed toegankelijk, maar vraagt een eigen audio- en videofeed apart van wat in de zaal gebeurt. Twee camera's (wide én close-up) geven de dynamiek die een statische shot mist. Vertaling of ondertiteling hangt af van uw doelgroep, dat stemmen we af voor we bouwen. Concreet:

Streaming platform: YouTube, Vimeo of Teams Live
Minimaal 2 camera's: overzichtsbeeld plus close-up op de spreker
Broadcast-kwaliteit opname voor post-productie
Vertaling of ondertiteling afgestemd met uw organisator

Licht en sfeer

Licht bepaalt meer dan u denkt. Sprekers die niet gericht aangelicht zijn, verdwijnen in de schaduw op video-opnames. Bewegende gekleurde spots en grondlampen langs de wanden geven sfeer waar de standaard zaalverlichting plat blijft. Wij verzorgen het licht mee, zodat de lichtbediening aansluit op de rest van de techniek. Concreet:

Frontspots voor sprekers (lampen die vanuit de zaal het podium aanlichten), altijd nodig bij video-opname
Moving heads (programmeerbare bewegende spots in meerdere kleuren) voor sfeer tijdens keynotes
Uplighters (grondlampen die wanden omhoog verlichten) voor foyer en zaalwanden
Volledig door ons verzorgd en bediend

Veelgemaakte fouten

Het programma back-to-back plannen zonder buffer tussen sessies. Microfoons wisselen, een nieuwe spreker op z'n plek zetten, content klaarzetten: alles kost tijd. Vijf minuten buffer tussen blokken voorkomt dat uw schema gaandeweg de dag uitloopt of dat sprekers worden afgeknepen.
Content pas op de dag zelf aanleveren. Slides, video's en presentatiematerialen die op de ochtend van het event binnenkomen, kunnen wij niet meer volledig testen op formaat, resolutie of geluidsniveau. Met 48 uur speling draaien wij een complete run-through en vinden eventuele issues voordat uw publiek in de zaal zit.
Besparen op aantal microfoons door sprekers te laten doorwisselen. Het klinkt logisch: vier sprekers op één ochtend, twee headsets tussen hen doorwisselen in de pauzes. In de praktijk loopt één spreker uit en blijft er te weinig tijd om de microfoon goed over te nemen, af te stellen en te testen. De wissel gebeurt dan haastig en zichtbaar voor het publiek, of het programma valt even stil terwijl iedereen staat te wachten. Elke spreker een eigen microfoon voorkomt dat. Bij grote producties zetten wij een aparte zender-technicus in die microfoon-management als volledige taak beheert.

Voorbeeld uit de praktijk

GLAD Forum 2026, internationaal medisch congres volledig door ons team

Voor GA²LEN verzorgden wij de volledige technische productie van dit internationale medische congres, in het Crowne Plaza in Utrecht. Drie technici aanwezig tijdens één opbouwdag en twee showdagen. Licht, geluid en beeld volledig door ons team, inclusief projectleiding en video-regie.

Hoe het gaat

In vier stappen naar uw congres

Contact opnemen Via formulier of e-mail. Wij plannen een gesprek in.
Locatiebezoek en technisch plan Wij brengen de locatie in kaart en stellen een plan op maat op.
Opbouw en test Wij bouwen ruim op tijd op en testen alles voor de eerste gast binnenloopt.
Volledige aanwezigheid tijdens het congres Ons team blijft aanwezig tijdens de volledige duur van het congres.

Veelgestelde vragen

Vragen over techniek bij een congres

Staat uw vraag er niet tussen? Bel of mail ons, dan krijgt u gewoon antwoord.

Kunnen jullie een congres met meerdere zalen aan?

Wij leveren techniek en personeel voor meerdere zalen tegelijk. Aan het aantal stellen wij geen grens: heeft u tien subzalen nodig, dan regelen wij dat. Laat het wel op tijd weten, want het gaat om apparatuur en om mensen die op dezelfde dag beschikbaar moeten zijn.

Mogen sprekers hun eigen laptop gebruiken?

Dat kan. Vooraf bespreken wij welke opzet het wordt: alles loopt vanuit de regie en sprekers krijgen een klikker, of zij prikken zelf in op het podium. Allebei tegelijk kan ook. Vooral bij ICT-presentaties met een live demo werken sprekers graag op hun eigen laptop. Als dat speelt horen wij het graag van tevoren, dan ligt de juiste aansluiting klaar.

Hoe lang van tevoren staan jullie op locatie?

Dat hangt af van de omvang en van het tijdstip waarop uw programma begint. Een kleine opstelling voor een middagsessie bouwen wij dezelfde dag op. Moet een grote opstelling om half negen ’s ochtends werken, dan staan wij er de dag ervoor of heel vroeg. Ons advies is om in dat geval een opbouwdag te nemen. Dan is er ruimte om alles rustig te testen.

Verzorgen jullie ook opname of livestream van de sessies?

Allebei kan. Na afloop krijgt u de opname, al duurt dat langer dan bij een vergadering omdat de bestanden groot zijn. Moet er nog gemonteerd worden, dan spreken wij vooraf af wanneer u het materiaal krijgt.

AV-techniek voor uw congres of vakconferentie